Tips for å tilrettelegge for godt samarbeid når utviklingsteamet sitter remote

Det ser ut til at vi i større grad vil forholde oss til hjemmekontor i tiden fremover. Både fordi vi må leve med pandemien på ubestemt tid, men også fordi mange i kjølvannet av koronakrisen ser hvilke fordeler hjemmekontoret gir. Samtidig som mange har blitt vant til den nye normalen, tror vi det er rom for å tilrettelegge ytterligere for godt samarbeid i utviklingsteamet når man hovedsakelig kommuniserer digitalt. Det finnes mange gode ressurser som tar for seg samarbeid i remote teams – her har vi samlet de viktigste tipsene og supplerer med egne erfaringer fra Folq-teamet.

Hans Henrik Grønsleth06.07.2020
Jobbe remote
Foto: Avel Chuklanov fra Unsplash

Innfør relevante møteplasser

Når man leser artikler om hva en leder bør gjøre med møter er som regel budskapet: «Er du helt sikker på at teamet trenger det møtet?». Men når man sitter i hvert sitt hjem og ikke ser hverandre hver dag, er det viktig å skape arenaer hvor man får sagt «Hei!» til hverandre. Selv om det fortsatt er viktig å reflektere over om et møte er det som trengs eller om man for eksempel kan dele informasjonen asynkront i stedet, oppfordres team som jobber remote til å ha litt flere avtalte møter enn team som jobber sammen på et kontor. Her er noen av de møtepunktene vi kan anbefale.

Morgenmøter ☕️

Mye av ansvaret for å være produktiv på et hjemmekontor ligger på den enkelte. Det er derfor viktig å gjøre det enkelt for de som sitter hjemme å få gode rutiner som gjør at teamet holder produktiviteten oppe. En måte å legge til rette for at hele teamet har en god morgenrutine og får fokus på dagens viktigste oppgaver, er å ha et kort videomøte hver morgen. Dette møtet bør holdes på et tidspunkt hvor alle på teamet vanligvis er på jobb. Møtet bør ikke være langt. På denne måten får alle sett hverandre hver dag og man får oversikt over oppfølgingsbehov.

I produktutviklingsavdelingen i Folq hadde vi daglige morgenmøter de månedene alle hadde hjemmekontor. Nå som vi er tilbake på kontoret innimellom har vi ikke følt et like stort behov for et daglig møte, og har i stedet morgenmøter to ganger i uken.

Les også våre 10 tips for å opprettholde produktivitet og positivitet på hjemmekontoret

En-til-en-møter 🤝

Som leder av et team er det også viktig å snakke med alle teammedlemmene på tomannshånd jevnlig. I en undersøkelse utført av Hired oppgir en 1 av 5 at de syns det er mer utfordrende å ta opp vanskelige temaer når man jobber remote sammenlignet med når man sitter på et kontor. Sett opp en-til-en-møter på video oftere enn du vanligvis ville hatt slike møter dersom teamet var på jobb hver dag. Spør hva som fungerer og hva som ikke fungerer.

Retrospektiv 🧐

Når man ikke sitter samlet er det være ekstra viktig å fasilitere møter hvor alle får mulighet til å lufte tanker rundt hvordan man jobber. Mange som følger ulike smidige metodikker er vant med slike retrospektiv-møter: Møter som tar for seg hva som har fungert bra den siste tiden, hva som ikke har fungert bra og hva man skal gjøre for å forbedre hverdagen fremover. Dersom man ikke allerede har slike møter jevnlig er dette en gyllen mulighet til å begynne med det. Bruk for eksempel verktøy som Miro for å lette gjennomføringen.

Feiring 🎉

Når man ikke har mulighet til å prikke hverandre på skulderen for å kjapt vise den kule tingen man har laget eller hvordan man løste problemet man har fundert på i flere dager, er det viktig å lage en arena for nettopp slike ting. Det er godt for teamet å føle at de har mestret noe. Arranger demo-sesjoner hvor de som har lyst kan vise frem noe kult de har gjort nylig. Inviter til et videomøte hvis teamet har levert noe viktig. Ikke sett terskelen for høyt. Kanskje teamet har fikset en kritisk bug? Det bør feires! Inviter for eksempel til 10 minutter sosialt samvær hver fredag for å feire ukens seire.

En av utfordringene til de som jobber remote er å føle at deres bidrag ikke blir lagt merke til. Start derfor fellesmøter med å gi komplimenter til noen som har gjort noe spesielt bra siden sist. Det er alltid gøy å motta skryt og det setter en god stemning for møtet.

I Folq prøver vi hver fredag å ha en kort og uformell feiring av de tingene som var ekstra deilig å krysse av gjøremålslisten, enten i form av en fysisk samling eller bare en liten shout-out på Slack.

Sosialisering 👋

Det er viktig å gi teamet mulighet til å sosialisere, siden man mister mye av den ikke-jobbrelaterte praten når man ikke er på kontoret. Gjennom denne praten bygger man relasjoner som man tar med seg inn i jobbrelaterte diskusjoner. Derfor er det viktig å skape settinger hvor teamet får pratet litt løst og ledig, for å opprettholde en god relasjon.

Bedrifter som er fullt ut distribuerte skaper for eksempel relasjoner gjennom ulike teambuilding-aktiviteter. Hvis slike aktiviteter ikke føles rett for ditt team kan man alltids møtes til en digital eller fysisk lønningspils, eller til felles frokost på kontoret, slik vi i Folq gjør én gang i måneden.

Innfør retningslinjer for effektiv kommunikasjon

Oversikt over og bruk av kommunikasjonskanaler 🗣

LifeLabs foreslår at man lager en oversikt over hvilke kommunikasjonskanaler som skal brukes til hva og innfører retningslinjer rundt forventet responstid i de ulike kanalene. Da blir det lettere å velge rett kommunikasjonskanal for rett behov, og man unngår at avsender og mottaker har ulik oppfatning av hvor kjapt man kan forvente å få svar på et spørsmål. Når man sender en e-post er det for eksempel naturlig å forvente at det tar lengre tid før man får svar enn hvis man sender en direktemelding i chatteprogrammet.

Slik kan for eksempel en kommunikasjonskanaloversikt se ut.

For chatteprogrammer slik som Slack er det også lurt å innføre retningslinjer for når man skal benytte @channel og @here, for å unngå og forstyrre folk unødvendig.

Uten klare retningslinjer for hvilke kommunikasjonskanaler som bør besvares raskt kan man fort ende opp med at mange teammedlemmer må kontekst-switche oftere enn nødvendig for å besvare ikke-kritiske spørsmål som egentlig kunne ventet til de var ferdig med en fokuskrevende oppgave.

Etabler og oppretthold gode møterutiner ⏱

Foto: Icons8 Team fra Unsplash

Hvis et videomøte oppleves litt irrelevant kan det være fristende – og kanskje lettere enn når man er i et fysisk møterom sammen med de andre – å «sone ut» litt for å for eksempel sjekke mail underveis, slik at man føler at man ikke kaster bort tiden sin. Derfor er det kanskje ekstra viktig å etterstrebe at videomøter holdes relevante for alle deltakere. Ha derfor korte møter og la terskel for å si «vi tar den diskusjonen etterpå» være lav, slik at ikke 2 av 10 møtedeltakere har en lang diskusjon som kun er relevant for de to. Avtal for eksempel at man samler opp slike diskusjoner til slutten av møtet, og at de som ikke har behov for å delta kan forlate møtet først.

Et triks for å få alle på teamet til å være mer deltakende i møter, er å bytte på hvem som leder møtene. Dette gjør alle i teamet bevisst på hva som kreves for å få til et godt møte og gir møtets møteleder naturlig mer taletid.

Etabler også gjerne i teamet at i videomøter er det ok å bare «kjøre på» hvis flere tar ordet samtidig, selv om man ikke ville gjort det i en vanlig samtale. Da unngår man «høflighets-stopp», hvor flere begynner å snakke og alle stopper opp for å la andre prate først.

Les også våre tips til gode vaner i videointervjuer med kandidater

Tilpass etter eget behov 🔧

Avslutningsvis er det selvfølgelig greit å minne om at ikke alle tips fungerer like godt for alle bedrifter, avdelinger eller team. Test ut og tilpass de tipsene som passer ditt team og deres utfordringer, og som teamet ønsker å gjennomføre.

Har du behov for mer kapasitet eller komplementerende kompetanse i ditt team eller i deler av organisasjonen, men ønsker ikke å ansette? Da kan du finne de ressursene du trenger hos Folq. Registrer deg her for å få tilgang til vår kvalitetssikrede konsulentbase.

Trenger du konsulenter nå eller fremover?

Registrer deg på folq.no