9 grep som gjør deg til en rakker på regnskap

Uansett om det er du eller noen andre som gjør regnskapet ditt når du er selvstendig konsulent, vil du spare tid, unngå unødvendig stress og i verste fall bøter ved å få noen gode rutiner. Vi forteller deg hvordan.

Hanna Blisten
Publisert 16.12.2021
Oppdatert 25.01.2022
Person sitter på gulvet med regnskapspapirer og iphones kalkulatorfunksjon
Foto: Kelly Sikkema

Som selvstendig konsulent har du ansvar for selskapets økonomi, regnskap og regelverket knyttet til dette. Vi har laget en liste med tips som kan hjelpe deg i gang uavhengig om du har aksjeselskap (AS) eller enkeltpersonforetak (ENK).

1. Skaff deg et regnskapssystem

Det finnes mange regnskapssystemer som gjør registrering av bilag, fakturering og lønnskjøring enklere. De gir deg ofte påminnelser om frister og automatiserer deler av regnskapet. Systemene er integrert mot Altinn, banker og Brønnøysundregistrene, og transaksjoner kan tolkes og bokføres automatisk.

2. Hold bedriftsøkonomi og privat økonomi langt fra hverandre

For å sikre at du har oversikt over hva som er privat forbruk og hva som er utgifter til selskapet ditt, er det lurt å ha en egen konto til bedriften. Dette gjør det lettere å betale skatt. I tillegg holder du bedriftens økonomi adskilt fra privatøkonomien, og du unngår ikke-jobbrelaterte utgifter og inntekter som ikke kan dokumenteres. Har du eget AS, får du bedriftskonto med bedriftskort på nesten null komma svisj hos Folio.

3. Sett av beløp på skatterest- og momskonto

Vi skjønner om det er digg å tenke at hele faktureringssummen fra kunden er lønna di, når den havner på kontoen din. Men slik er det altså ikke. For å unngå å bruke av penger du egentlig ikke har, bør du beregne og sette av penger til moms og skatt på dedikerte bankkontoer.

Har du AS er det påkrevd at du overfører skattetrekk til en sperret bankkonto. Slik unngår du å ikke ha dekning på kontoen når skattetrekket kommer. En slik vane gjør det også ryddigere å gjøre rapportering i årsoppgjøret.

4. Følg opp forfalte fakturaer

Gjør det til en vane å purre opp ubetalte fakturaer raskt. Ja, vi skjønner at det kan være ubehagelig, men har du gjort det et par ganger, blir du fort vant til det. I praksis kan du fint sende purring/inkassovarsel to uker etter forfallsdato, deretter kreve inn løpende rente. Men! Det kan være lurt se an situasjonen og tenke på forholdet med kunden aller først. Kanskje en vennlig påminnelse på telefon er nok, før du eventuelt sender purring med gebyr? Hos store kunder kan fakturaer ofte bli borte på rundtur i systemene.

5. Få oversikt over viktige frister og lever i tide

Du har plikt til å forholde deg til myndighetenes rapporteringskrav når du har et selskap. Det innebærer løpende innrapporteringer gjennom året, men også større rapporteringer som oppsummerer regnskapsåret i sin helhet. Er du ansatt i eget AS er det krav om innrapportering hver måned. Dette gjør du gjennom A-meldingen som dekker inntekt, arbeidsforhold, forskuddstrekk, arbeidsgiveravgift og finansskatt. Husk å innrapportere A-meldingen innen den 5. hver måned.

I Fiken blir dette enkelt håndtert for deg, fordi A-melding sendes ut samtidig som lønnsutbetaling. Som AS betaler du forskuddsskatt to ganger i året, mot fire ganger i året for ENK. Andre viktige løpende rapporteringsfrister å forholde seg til for begge selskapsformene, er MVA-meldingen/terminoppgjøret annenhver måned. Går du én dag over fristen, risikerer du å få bøter.

For å oppsummere fjoråret må alle med AS og ENK levere skattemelding og næringsoppgave innen 31. mai (i 2021 ble den utsatt til 31. august på grunn av korona). Årsregnskapet skal normalt leveres innen 31. juli (utsatt til 30. september i 2021) og viser den økonomiske situasjonen til selskapet (resultatregnskap, balanse og en eventuell årsberetning). Dette gjelder alle AS, men også ENK med omsetning over 20 millioner i regnskapsåret. I tillegg til dette må AS levere Aksjonærregisteroppgave til Skattetetaten innen 31.januar.

6. Periodiser inntekter og utgifter innen den aktuelle perioden

En vanlig nybegynnerfeil er å føre inntekter og utgifter i det de innbetales/utbetales og ikke i “ytelsesperioden”. For at regnskapet skal gi et riktig bilde, må du føre inntekter og utgifter i rett periode. Har du fakturert for maimåned skal du føre inntekten i mai, og ikke i juni selv om innbetalingen kommer da.

Du må med andre ord føre inntekter i den perioden de ble opptjent. Utgifter fører du i den perioden du bruker den aktuelle varen/tjenesten. Legger du for eksempel ut for et kurs i januar, men gjennomfører det i juni, skal det vises i regnskapet.

7. Få system på bilagene

Alle bilagene dine kan danne grunnlag for fradrag. Med bilag mener vi alt som dokumenterer bokføringen i regnskapet ditt, som for eksempel fakturaer eller timelister. Hvis du har et godt system for bilagene, blir arbeidet enklere ved årsoppgjøret.

Du kan lagre alle bilagene digitalt, og med et regnskapssystem legger du enkelt inn bilag ved å ta et bilde av det. Oppbevarer du de utenfor et slikt system, bør du lage en struktur for deg selv – oppdelt i betalt/ikke betalt, og etter perioden de tilhører. Sett gjerne av en fast tid i kalenderen for å følge opp og sortere bilagene. Da blir de ikke glemt helt til siste frist, hvor du kanskje ikke lenger husker hva de enkelte bilagene gjelder for.

8. Sikre deg fradragsfordelene du har rett til

Med både AS og ENK kan du ha rett til skatte- og momsfradrag for ulike kostnader i selskapets drift. Du bør sette deg nøye inn i disse, så du får utnyttet fordelene samtidig som du ikke trekker fra ting som ikke er fradragsberettiget.

Omsetter selskap ditt for mer enn 50 000 kroner i løpet av året, er det momspliktig og skal derfor registreres i Merverdiavgiftsregisteret. Da har du også rett på momsfradrag for det du betaler når du kjøper varer eller tjenester til selskapet ditt (inngående moms). Kravet er at disse utgiftene skal kunne knyttes direkte til selskapets virksomhet (brukes minimum 50 % i jobbsammenheng).

Du kan blant annet få momsfradrag for PC og mobiltelefon, mobilabonnement, kurs og konferanser, programvare og tjenester som regnskapsføring. Den generelle momsavgiften er på 25 %, men varierer for ulike varer og tjenester. Kjøper du ting fra utlandet, for eksempel programvare, har du momsplikt og må selv beregne og oppgi beløpet i mva-oppgaven.

Både AS og ENK har rett på skattefradrag for kostnader som mobiltelefon, internett, pensjon, kontor, forsikring og sykepenger, kurs, aviser og bøker, reise, programvare, reisekostnader og regnskapsfører. Her må du igjen huske at du kun får fradrag for jobbrelatert bruk, og at det er regler knyttet til hvilken brøk du kan bruke. Kjøper du utstyr med forventet varighet over tre år for over 15 000 kroner, skal dette ikke føres som en kostnad i regnskapet, men som en eiendel som avskrives årlig. Da fordeles kosten utover flere år.

9. Dokumenter med notat dersom du er usikker

Er du usikker på om du fører et bilag riktig, er det ikke verre enn at du kan legge ved et notat. Forklarer du hvorfor du har gjort som du har gjort, er sjansen mye mindre for bøter ved bokettersyn. Da vil du heller få tilbakemelding om hva du skal gjøre annerledes neste gang, så den saken er jo veldig grei.

Gode råd fra fellesskapet

Og en liten belønning til deg som har lest heeelt ned hit: Det er selvfølgelig opp til deg hvordan du ønsker å arbeide med regnskapet. Men det er ikke til å stikke under gamingstol at hvis du tilegner deg disse vanene, reduserer du risikoen for kjipe overraskelser. Du kan også lese mer om hvordan du bør fordele omsetningen din når du har eget AS i et eget innlegg. Som Folq-konsulent får du tilgang til vår Slack-gruppe der du blant annet kan diskutere regnskapsspørsmål med oss og andre i Folq-nettverket. Vi er opptatt av å gjøre selskapsdrift lettere for deg og ditt selskap, så tips oss gjerne om det noe du ønsker å lære mer om.

Og du? Som registrert Folq-konsulent tilbyr vi rabattert avtale med Fiken, og avtaler med regnskapsførere for de som ønsker det.

Snakke mer om regnskap med oss?

Spør om en prat